BAB 1 BISNIS RITEL

BAB I

Administrasi Bisnis Ritel dan Manajemen Pergudangan

A. Administrasi Bisnis Ritel

1. Kegiatan Administrasi Bisnis

Dalam bisnis ritel, kegiatan administrasi diartikan sebagai kegiatan pencatatan data dan informasi dengan menggunakan metode serta sarana dan prasana yang berhubungan dengan peraturan kebijakan agar dapat mencapai target atau tujuan perusahaan ritel tersebut.

Adapun kegiatan dalam administrasi bisnis ritel meliputi pencatatan dalam penerimaan barang, penjualan barang, permintaan terhadap barang, dan persediaan barang pada periode tertentu.

2. Manfaat Administrasi Bisnis

Manfaat yang dapat diperoleh dari adanya administrasi bisnis adalah sebagai berikut.

a. Mengetahui adanya laba usaha

Dengan melakukan administrasi, besarnya keuntungan yang diperoleh oleh kegiatan udaha dapat lebih dipastikan jumlahnya.

b. Menghindari resiko kerugian

Dengan melakukan administrasi, suatu harga dapat ditetapkan secara tepat, baik harga pokok maupun harga jual. Hal ini dapat menghindari dapat menghindari resiko kerugian jika anda tidak menyimpan catatan pembelian dan nota-nota pembelian.

c. Mengetahui data pengembangan bisnis

Jika sebuah bisnis telah menerapkan administrasi dengan baik, besarnya penjualan setiap bulan atau setiap tahun dapat dibandingkan dengan mudah,sehingga pemilik usaha dapat mempertimbangkan keputusan untuk penambahan agar bisnisnya dapat lebih berkembang.

d. Sebagai informasi bagi investor

Seiring dengan kemajuan bisnis yang Anda jalani, tentunya Anda akan melakukan penambahan agar bisnis lebih maju dan berkembang. Mungkin Anda akan mencari investor atau rekan bisnis. Siapapun investor bisnis anda, tentu mereka memerlukan suatu data untuk mengetahui seberapa besar kemajuan usaha dan laba usaha Anda. Data yang lengkap menjadi dasar bagi investor mengambil keputusan.

B. Gudang dan Pergudangan

1. Pengertian Gudang dan Pergudangan

a. Pengertian gudang

Pengertian gudang menurut para ahli adalah sebagai berikut

1) Menurut Warman, gudang (kata benda) adalah bangunan yang digunakan untuk menyimpan barang dagang. Sementara itu, pergudangan (kata kerja) adalah menyimpan didalam gudang.

2) Menurut Ibnu Syamsi, gudang adalah ruangan untuk menyimpan barang, yang berdinding, beratap, dan terkunci.

3) Menurut Sukadarto, gudang adalah suatu ruangan yang tidak bergerak dan ditutup, tidak untuk lalu lintas umum, melainkan digunakan untuk menyimpan barang.

4) Menurut Lucas dan Rumsari, gudang merupakan suatu ruangan tertutup dan tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas umum, dan berfungsi menyimpan barang.

b. Pengertian pergudangan

Pergudangan adalah serangkaian kegiatan yang ada didalam gudang. Berikut pengertian pergudangan menurut beberapa ahli

1) Menurut Sukadarto (2001), pergudangan adalah kegiatan-kegiatan penampungan, penyimpanan, pengamanan, dan pendistribusian/penyaluran barang-barang yang menjadi kebutuhan bagi setiap organisasi.

2) Menurut Lucas dan Rumsari (2004), pergudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyampaian logistik mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran, dan pendistribusian sampai dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan-laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas unit kerja, sekaligus mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

3) Menurut Warman (2004), pergudangan adalah sebuah bagian dalam sebuah sistem logistik perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk-produk perusahaan (baik itu bahan baku, bagian produk, produk dalam proses, ataupun produk jadi) pada dan diantara titik asal produk (produsen) dan pada titik konsumsi (konsumen), serta menyediakan informasi bagi manajemen mengenai status, kondisi, serta arus/perpindahan produk yang disimpan dalam gudang.

Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa pergudangan adalah seluruh kegiatan digudang yang meliputi penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran, dan pendistribusian barang-barang yang menjadi kebutuhan organisasi serta tanggung jawab pengelolaan dengan pembuatan laporan mengenai status, kondisi dan arus perpindahan barang digudang sebagai bahan informasi bagi pihak manajemen.

2. Jenis-jenis Gudang Barang

Jenis gudang dapat dikelompokkan berdasarkan jenisnya secara umum, material yang disimpan, ruangan gudang, dan aktivitas nya, antara lain sebagai berikut:

a. Berdasarkan jenis secara umum

1) Gudang barang dagang umum untuk barang hasil pabrik (general merchandise warehouse for manufactured goods)

Tipe gudang ini digunakan sebagai tempat penyimpanan yang praktis untuk berbagai jenis produk.

2) Gudang untuk penyimpanan barang yang bersifat dingin (refrigerator or cold storage warehouse)

Gudang ini digunakan untuk menyimpan barang-barang yang tidak tahan lama.

3) Gudang dengan pajak (bonded warehouse)

Gudang ini digunakan untuk menyimpan barang-barang yang terkena bea/pajak.

4) Gudang barang rumah tangga (house goods warehouse)

Gudang ini digunakan untuk penyimpanan properti pribadi.

5) Gudang komoditas khusus (special commodity warehouse)

Gudang yang digunakan khusus untuk menyimpan satu jenis produk dan menawarkan pelayanan spesial pada satu produk tersebut.

6) Gudang penyimpanan barang penting (bulk storage warehouse)

Gudang yang diperuntukkan bagi barang-barang penting.

b. Berdasarkan material yang disimpan

1) Penyimpanan bahan baku

Gudang yang menyimpan semua material yang dibutuhkan selama proses produksi.

2) Penyimpanan barang setengah jadi

Gudang ini digunakan untuk menyimpan hasil produksi yang masih dalam masa untuk diproses ke tahapan berikutnya.

3) Penyimpanan produk jadi

Gudang ini digunakan untuk menyimpan produk atau barang jadi yang siap didistribusikan.

c. Berdasarkan ruangan gudang

1) Gudang ruangan terbuka

Gudang ini digunakan untuk menyimpan barang-barang yang tahan cuaca dan tidak khawatir dicuri.

2) Gudang setengah terbuka

Gudang setengah terbuka memiliki ruangan yang dibentuk dan dilengkapi dengan dinding atau pagar, tetapi tidak memiliki atap. Gudang ini digunakan untuk menyimpan barang-barang yang khawatir dicuri dan tahan cuaca.

3) Gudang tertutup

Gudang ini digunakan untuk menyimpan barang-barang yang rawan pencurian dan tidak tahan cuaca.

4) Gudang tidak untuk lalu lintas umum

Gudang ini tidak digunakan untuk sirkulasi umum yang dapat menyebabkan kerusakan atau kehilangan barang.

d. Berdasarkan aktivitas nya

1) Gudang perlengkapan

Gudang yang digunakan untuk menyimpan perlengkapan yang digunakan untuk memperlancar proses produksi.

2) Gudang operasional

Gudang yang digunakan untuk menyimpan bahan baku dan bagian-bagian yang nantinya akan diperlukan dalam proses produksi.

3) Gudang pemberangkatan

Gudang yang digunakan sebagai tempat penyimpanan barang yang telah jadi dan siap dikirim.

4) Gudang musiman

Gudang ini biasanya bukan milik pabrik, tetapi disewa dari pihak lain untuk jangka waktu tertentu. Gudang ini dapat menyimpan barang apa saja mulai dari bahan baku hingga produk jadi.

C. Administrasi Gudang

Sistem administrasi atau manajemen gudang bisa disebut sebagai sebuah cara mengelola sebuah aktivitas yang saling berkaitan antara satu dan yang lainnya dalam hal penyimpanan barang sementara.

1. Kegiatan Administrasi Gudang

Dwiantara dan Sumarno (2004) menyatakan bahwa administrasi gudang adalah segala bentuk tindakan dalam melaksanakan pemesanan barang, pengeluaran barang, dan persediaan yang masih ada didalam gudang. Kegiatan umum administrasi gudang meliputi hal-hal sebagai berikut.

a. Kegiatan administrasi

Bentuk kegiatan pengeluaran dan pemasukan data dilakukan dalam administrasi dan harus dicatat untuk memudahkan seluruh kegiatan produksi beserta pengembangannya yang berkaitan dengan pergudangan.

b. Penerimaan barang

Setiap penerimaan barang diatur secara penuh dalam manajemen gudang untuk melakukan penerimaan jumlah dana ataupun biaya produk yang akan didapatkan oleh perusahaan.

c. Penyimpanan barang

Segala yang tersimpan digudang harus diperhatikan keamanannya. Perusahaan besar biasanya menggunakan sebuah pallet untuk menjaga keamanan produknya.

d. Pengepakan barang

Proses pengepakan barang biasanya dilakukan untuk mencari tahu apakah barang atau produk tersebut dalam keadaan siap edar dan dalam kondisi terbaik untuk kemudian dipasarkan.

e. Pengeluaran barang

Pengeluaran barang juga dicatat dan menjadi bagian dalam manajemen gudang, proses pencatatan ini juga dilakukan untuk menciptakan proses distribusi yang efisien, teratur, dan terkendali.

2. Jenis-jenis Administrasi Gudang

Jenis-jenis administrasi yang penting dilakukan dalam manajemen gudang antara lain sebagai berikut.

a. Daftar stok barang

Daftar stok barang merupakan sebuah daftar yang berisi rincian mengenai barang yang masih tersedia dalam gudang. Daftar ini sangat penting untuk memantau ketersediaan barang sehingga dapat memperkecil risiko out of stock atau risiko kesalahan pemesanan barang.

b. Daftar input barang

Setiap barang yang masuk gudang harus di-input dalam daftar input barang. Daftar ini penting untuk memprediksi apakah barang yang sudah ada dalam gudang sudah melebihi kapasitas ruangan atau belum.

c. Daftar keluar barang

Sama halnya dengan barang yang masuk, setiap barang yang keluar juga harus dicatat, pencatatan ini dilakukan untuk mengetahui jumlah barang yang sudah dikeluarkan sehingga kepala gudang dapat memprediksi alokasi restock barang tersebut.

d. Jadwal pengiriman barang

Adanya jadwal pengiriman barang ini dapat membantu kepala gudang untuk meretur barang yang diterima dalam kondisi kadaluwarsa sehingga barang tersebut dapat diretur.

e. Prediksi pemesanan

Daftar ini memuat jumlah barang yang mendekati jumlah minimum. Dengan adanya prediksi ini, ketika terjadi lonjakan permintaan sehubungan dengan barang tersebut, dapat dilakukan pemesanan barang.

f. Daftar stock opname

Salah satu aktivitas dalam gudang adalah memantau dan memastikan jumlah dan kondisi barang dalam keadaan baik. Untuk memastikannya, hasil perhitungan stock barang tersebut dicatat dalam sebuah daftar stock opname.

g. Daftar pengelompokan barang

Barang yang tersimpan digudang banyak jumlah dan macamnya, daftar pengelompokan barang penting untuk memberikan efisiensi dalam pencarian dan pengambilan barang.

3. Dokumen-dokumen Gudang

b. Buku pengeluaran gudang

Menurut Dwiantara dan Sumarto (2004:76), buku pengeluaran gudang merupakan buku yang merangkum lembaran informasi pengeluaran barang dari gudang, baik mengenai waktu, kuantitas, kualitas, maupun spesifikasi yang lainnya.

c. Kartu persediaan barang

Kartu persediaan barang adalah kartu yang digunakan untuk mencatat persediaan barang di dalam gudang. Kartu persediaan pada dasarnya berfungsi mencatat mutasi setiap jenis persediaan barang.

D. Standard Operating Procedure (SOP) Manajemen Gudang

1. Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)

Setiap perusahaan membutuhkan panduan yang dibuat sesuai dengan kronologis penyelesaian perusahaan agar diperoleh hasil kerja yang efektif dan efisien. Beberapa pengertian Standard Operating Procedure (SOP) menurut para ahli adalah sebagai berikut.

a. Menurut Sailendra, SOP adalah sebuah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan agar dapat berjalan dengan lancar.

b. Menurut Moekijat, SOP merupakan urutan langkah-langkah atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan, dimana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya , kapan melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

c. Menurut Tjipto Atmoko, SOP adalah suatu pedoman atau acuan atau melakukan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non usaha , berdasarkan indikator indikator teknis , administratif , dan prosedural sesuai tata kerja , prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

d. Menurut istyadi insani , SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dilakukan tentang proses proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan. 

Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa SOP adalah urutan atau panduan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Adanya SOP akan memudahkan dalam penyelesaian pekerjaan dari awal hingga akhir sesuai standar yang ditetapkan.

2. Format SOP

Aktivitas operasional gudang diharapkan sudah mengacu pada satu Standard Operating Procedure ( SOP) pergudangan yang jelas untuk dilakukan oleh karyawan gudang. Perusahaan yang tidak memiliki SOP yang jelas berjalan sesuai kebiasaan semata , atau yang keberadaan SOP-nya tidak memungkinkan untuk diimplementasikan, akan memberi dampak yang tidak baik terhadap perusahaan. Beberapa akibat yang sering terjadi dari ketidakjelasan SOP adalah sebagai berikut.

a. Budaya kerja semau atasan atau budaya kerja berdasarkan kebiasaan yang turun temurun. Hal ini dapat berakibat pada perununan motivasi bagi karyawan yang menghendaki adanya satu standardisasi kerja.

b. Kualitas pekerjaan yang tidak tersandar sehingga kualitas kerja bergantung pada orang dan bukan kepada sistem.Berbeda orang yang mengerjakan akan berbeda pula dalam perilakunya.

c. Terbuka potensi terjadinya kebocoran aset perusahaan dalam berbagai jenis penyimpangan karena tidak adanya panduan SOP yang jelas.

Oleh karena itu, untuk menghindari temuan-temuan yang bersifat negatif dalam aktivitas pergudangan, keberadaan dokumen SOP sangat penting sebagai panduan kerja standar bagi seluruh karyawan. Penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip seperti yang disebutkan dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 antara lain kemudahan dan kejelasan, efisien dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.

3. Cara Pembuatan SOP 

Pengelolaan gudang memberi pengaruh terhadap perkembangan usaha. SOP dibuat dalam bentuk narasi dan juga flowchart.

Berikut adalah beberapa SOP yang ada dalam manajemen atau administrasi gudang

a. SOP penerimaan barang di gudang

SOP penerimaan barang di gudang merupakan urutan pekerjaan yang harus di lakukan untuk menyelesaikan pekerjaan berupa penerimaan, pengecekan, mengadministrasian dan penyimpanan barang.

SOP penerimaan barang di gudang adalah sebagai berikut.

1) alat dan bahan :

    a) Delivery Order (DO)

    b) surat pesanan/ order 

    c) kendaraan dan

    d) trolley

2) Kualifikasi pegawai : pegawai yang di tunjuk

3) prosedur

4) Checklist penerimaan barang

5) Flowchart pembelian.

keterangan flowchart:

a) pengadaan barang

b) penerimaan barang

b. SOP penerimaan barang gudang

SOP pengiriman barang dagang bertujuan untuk menentukan kegiatan pengiriman barang dagang.

Beberapa hal yg perlu di perhatikan dalam pembuatan SOP pengiriman barang dagang berikut inj :

1) bahan dan alat

2) penanggung jawab : kepala gudang

3) prosedur 

4) Flowchart penjualan pada SOP manajemen distribusi